En verifikation är underlaget som visar att en affärshändelse har hänt: ett kvitto, en kundfaktura, en leverantörsfaktura eller ett kontoutdrag. Bokföringslagen kräver att det finns en verifikation för varje affärshändelse (5 kap. 6 §). Utan den går det inte att kontrollera bokföringen, varken för dig, din revisor eller Skatteverket.

Vad ska verifikationen innehålla?

Enligt 5 kap. 7 § bokföringslagen ska en verifikation innehålla uppgift om:

  • när den har sammanställts
  • när affärshändelsen inträffade
  • vad affärshändelsen avser
  • vilket belopp den gäller
  • vilken motpart den berör
  • ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken

Finns det handlingar som ligger till grund för affärshändelsen, till exempel ett avtal, ska verifikationen också säga var de finns. Ett vanligt kvitto från en butik innehåller oftast datum, belopp och säljare. Det du själv lägger till är verifikationsnumret och, när det inte framgår, vad köpet gällde.

Exempel: Du köper en skrivare för 2 495 kr inklusive moms. Kvittot visar butik, datum och belopp. I bokföringsprogrammet får verifikationen nummer 47, och du skriver "skrivare till kontoret". Kvittot och bokföringsposten hänger nu ihop genom numret.

När ska du bokföra?

Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske (5 kap. 2 §). Ett företag med en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor om året får vänta med att bokföra fakturor tills de betalas, se kontantmetoden.

I praktiken räcker det för de flesta småföretag att bokföra en gång i veckan eller en gång i månaden, så länge kontantbetalningar bokförs i tid. Med ett bokföringsprogram som hämtar transaktionerna från banken blir det mesta förberett åt dig.

Flera händelser på en verifikation

Likartade affärshändelser får dokumenteras med en gemensam verifikation. Säljer du mot kontant betalning får dagens försäljning samlas på en verifikation, till exempel en dagsrapport från kassaregistret (5 kap. 6 §).

Så rättar du ett fel

En bokförd verifikation får inte raderas eller skrivas över. Rättar du en bokföringspost eller en verifikation ska det framgå när rättelsen gjordes och vem som gjorde den (5 kap. 5 och 9 §§). I bokföringsprogram görs det oftast med en rättelseverifikation som vänder den felaktiga posten och bokför den rätta. Båda verifikationerna finns sedan kvar.

Hur länge ska verifikationen sparas?

Verifikationer är räkenskapsinformation och ska sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 §). Ett elektroniskt underlag, till exempel en pdf-faktura, ska sparas i det format det hade när du fick det. Läs mer i guiden Spara kvitton digitalt.

Så hjälper bokföringsprogrammet

Alla program i jämförelsen numrerar verifikationerna automatiskt och låter dig bifoga en bild eller pdf av underlaget. Många tolkar kvittot åt dig och föreslår konto. Kontrollera att programmet visar rättelser med datum och användare och att du kan exportera verifikationerna om du byter program.

Källor

Innehållet är allmän information och inte rådgivning. Kontrollera alltid hos Skatteverket, Bolagsverket eller en redovisningskonsult när det gäller ditt företag.