Kvitton, fakturor, kontoutdrag och själva bokföringen är räkenskapsinformation som ska sparas. De flesta bokföringsprogram låter dig fota kvittot i en app och lagrar bilden tillsammans med verifikationen. Här är vad lagen kräver.

Hur länge ska du spara?

Räkenskapsinformationen ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 § bokföringslagen).

Exempel: Ett aktiebolag har räkenskapsår från 1 juli 2026 till 30 juni 2027. Räkenskapsåret avslutas 2027, så underlagen ska sparas till och med 31 december 2034.

Handlingarna ska vara varaktiga och lätt åtkomliga och förvaras i ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt.

Får jag slänga papperskvittot?

Ja, som huvudregel. Ett företag får förstöra pappershandlingar och elektroniska handlingar om räkenskapsinformationen förs över till en annan pappershandling eller elektronisk handling, och överföringen inte innebär risk för att information går förlorad eller att möjligheten att kontrollera bokföringen försämras (7 kap. 6 §). Bestämmelsen fick sin nuvarande lydelse genom en lagändring 2024 (SFS 2024:342).

Fota därför kvittot så att allt syns: datum, säljare, vad som köpts, belopp och moms. Ett suddigt eller avskuret foto är inte en fullgod överföring.

Elektroniska fakturor ska sparas som de kom

Har du fått en faktura som pdf eller e-faktura ska den bevaras i det format och med det innehåll den hade när den kom till företaget (7 kap. 1 §). Att skriva ut en pdf-faktura och spara papperet räcker alltså inte, utan själva filen ska sparas.

Var får bokföringen lagras?

Räkenskapsinformationen ska som huvudregel förvaras i Sverige. Elektroniska handlingar får förvaras i ett annat EU-land om företaget anmäler det till Skatteverket och på begäran kan ge Skatteverket och Tullverket omedelbar elektronisk åtkomst (7 kap. 3 a §). Det är därför bokföringsprogrammen lagrar data inom EU.

När du byter program eller säger upp

Du är själv ansvarig för att räkenskapsinformationen finns kvar i sju år, även om du slutar använda ett program. Innan du säger upp:

  1. Exportera bokföringen som SIE-fil.
  2. Ladda ner verifikationer med bilder och bifogade filer.
  3. Ta ut huvudbok, grundbok och årsbokslut eller årsredovisning för varje år.

Kontrollera också om leverantören erbjuder ett billigare läsabonnemang för arkivet. Programmen i jämförelsen och deras villkor finns på programsidorna.

Källor

Innehållet är allmän information och inte rådgivning. Kontrollera alltid hos Skatteverket, Bolagsverket eller en redovisningskonsult när det gäller ditt företag.